¿Cómo identificar las
características deseadas de las herramientas o métodos a usar en un proyecto
contemplando las circunstancias que lo rodean? La estrategia de análisis de programación CYNEFIN
puede resultarnos muy útil al momento de decidir el derrotero de nuestros
proyectos orientados al desarrollo o la
innovación desde la extensión. Aquí exploramos una “adaptación libre” del
concepto aplicándola a nuestro desempeño como desarrolladores de proyectos. Sirve
para descubrir las mejores herramientas o métodos en función de la complejidad
del entorno de un proyecto. ATENCIÓN: no contiene una receta, solo te ayudará a
”pensar” lo que no es poco!
Cuando trabajamos como
profesionales en el desarrollo
de un proyecto, en su comienzo debemos realizar la selección de las herramientas
o métodos a usar teniendo en cuenta las circunstancias que rodean al proyecto.
Por supuesto la meta será seleccionar aquellas que mejor convenga para el logro
buscado, y no solo aquellas que dominamos y con las que nos sentimos más
cómodos. Ya sea por intención o por omisión, este análisis
crítico y ético no muchas veces es considerado en el diseño. Por eso
advierto antes de seguir: si tu tendencia profesional al abordar un proyecto es
estar “apurado” por la acción, no pierdas el tiempo, abandona este texto.
Si superaste esta brecha, entonces
adelante. Átate el cinturón!
Lo que intentaré hacer es
contarte que significa el método, donde nace y para qué, y generar una
adaptación libre posible de aplicar en el momento del diseño de los proyectos
de extensión o desarrollo para la innovación. Si bien el método viene cargado
de críticas por ser una metodología de tipología “ágile” (rápida), ajusta muy
bien para mejorar
la efectividad, la atribución de los diseños que activamos en los
procesos prospectivos como
desarrolladores de proyectos. Adicionalmente permite evitar “pelearnos” después
por los “indicadores” que los modelos de planificación ortodoxa imponen cuando
el donante, u organización donde radicamos nuestros proyectos, opera desde el
control y no desde el encuentro (…un tema interesantísimo que abordaremos
oportunamente).
Un punto crítico que normalmente enfrentamos
al hacer prospectiva para el diseño de proyectos es ¿Cómo identificar las
características deseadas de las herramientas o métodos a usar, contemplando las
circunstancias del proyecto? David Snowden crea en
1999 un modelo que ayuda a identificar estas características. El mismo es
conocido como el modelo CYNEFIN que permite dar respuesta a una pregunta vital
para muchas organizaciones: ¿Porque un método a veces funciona y otras no? La
propuesta de Snowden adicionalmente nos ayudará a entender mejor el problema
que abordamos, y sobre todo a reconocer la “percepción”
que tenemos del mismo.
Cynefin es una palabra galesa que
significa habitad, o el sitio donde están las cosas. El método permite elegir
las características deseadas de las herramientas y métodos mediante la
construcción de 5 escenarios posibles que puede enfrentar un proyecto. Estos
escenarios se construyen en función de la combinación de dos variables
importantes: a- el conocimiento de los
elementos del entorno del proyecto es decir los condicionantes
estructurales, cuando son fáciles de entender y cuando no lo son; y b- la
predictibilidad del comportamiento de los elementos en juego, es decir,
cuándo el resultado será predecible o cuándo no.
Escenarios según el modelo CYNEFIN
1-
Simple
u Obvio:
En este
escenario encontraremos todos aquellos proyectos que tienen como misión
solucionar problemas simples obvios. Todos sabemos cómo hacer las cosas y cómo
resolverlas, no existe incertidumbre
o al menos muy poca y conocemos todo el proceso, sus condicionantes estructurales
o elementos del entorno del proyecto son fáciles de comprender para nosotros
(primera variable), y el comportamiento de los elementos en juego es muy
predecible (segunda variable). En términos de innovaciones, podemos
ejemplificar este escenario con aquellas situaciones donde el
cambio que se desea hacer no es riesgoso porque hay ejemplos previos que funcionaron bien, se
conocen una variedad de patrones de implementación con datos de funcionamiento.
Haremos un
ejemplo del sector agropecuario, imaginemos un productor del sector agrícola
que desea hacer un cambio en sus variedades de siembra, dispone de información,
hay quienes ya han probado las variedades y saben y compartieron información
sobre el comportamiento y la adaptabilidad a esa zona. Estos escenarios casi no
requieren de un especialista para el acompañamiento.
2-
Complicado:
Un proyecto
complicado es aquel en el que necesitamos
aprender cómo lograr la solución y por lo tanto puede requerirse de la
participación de un experto, generalmente no perteneciente al área temática
principal del problema. Aquí, las condicionantes
estructurales o elementos del entorno del proyecto son complicados de comprender para el equipo desarrollador del
proyecto pero no para un experto que conozca el tema (primera variable), y el
comportamiento de los elementos en juego son poco predecible (segunda variable).
Siguiendo con el mismo ejemplo del cambio de variedades, imaginemos que ahora
lo que se desea es incorporar las nuevas variedades pero considerando cuál es
la mejor opción desde el punto de vista de sus rendimiento cuando queremos
modificar la fechas de siembra recomendada, y deseamos hacer un arreglo
espacial de siembra diferente. Aquí estaremos en presencia de un problema
complicado que requiere un mayor esfuerzo y probablemente la asistencia externa
de un experto.
3-
Complejo:
Un problema
complejo es aquel en el que no hay expertos al alcance para consultar, no se ha
resuelto antes, nadie lo ha resuelto antes y la única manera de resolverlo en
“en la acción” valiéndose también de la “prueba y error”. Aquí la estructura no
es fácil de entender para el equipo (primera variable) y el
comportamiento de los elementos en juego no son predecible (segunda
variable). En este tipo de escenario es donde generalmente se dan las innovaciones,
aquí el
conocimiento emerge mientras el proyecto avanza. Muchas procesos no se han
realizado antes, la incertidumbre es alta, los modelos tradicionales se vuelve
poco recomendables. La permanencia de los requisitos necesarios al inicio del
proceso para que funcione, es relativa, muy probablemente poco tiempo después que
se los pongan en práctica, tendrán que ser desechados porque en el proceso se irá
obteniendo nuevo conocimiento que antes no se tenía, y que termina modificando
los requerimientos. Este escenario requiere de equipos comprometidos y al que
le guste enfrentar nuevos retos.
Siguiendo con el
ejemplo de la siembra, este sería el caso donde, en lugar de un cambio de
variedades, o fecha de siembra, se
decide implantar un cultivo que nunca antes se hizo en la región, que es
desconocido por completo.
4-
Caótico:
En esta
situación no
existe orden en este escenario, tenemos que abordar la situación como sea, y serán necesarias respuesta
inmediata para regresar a tener un poco de orden. Aquí la estructura no existe
o no está funcionando (primera variable) y el comportamiento de los elementos
en juego es impredecible (segunda variable).Necesitamos resolver de cualquier
manera la problemática que se presenta.
En el ejemplo
que veníamos llevando, sería la situación donde una catástrofe climática,
ambiental o social, hace que el sistema de producción no pueda ser operado en
el sentido tradicional con el que se trabajaba antes.
5-
Desordenado:
Este escenario es la
última opción también factible de encontrar en este modelo. Es sumamente peligroso, pues no sabemos en qué
situación estamos ni hacia dónde tenemos que avanzar, si nos encontramos en
este escenario debemos usar todos nuestros recursos para movernos a uno de los
otros escenarios, mejor identificados, para actuar de manera que la situación lo
requiera.
Por último, como indica su autor,
para entender por dónde comenzar a aprovechar los escenarios como espacios para
la decisión de opciones procedimentales de resolución, es necesario saber que:
si el modelo se usa para caracterizar
proyectos, la matriz precede a los
datos, actuando la misma como un instrumento para categorizarlos en cada
escenario. Esto sirve por ejemplo para explotar ventajas y desventajas, pero su
desempeño es pobre cuando queremos entender situaciones cambiantes o complejas.
En cambio, si el modelo se usa para
construir el sentido en que opera el proyecto, los datos precederán a la matriz. El patrón o marco “en si” emerge
de los datos en un proceso social para el cual se lo desea usar. Esta última
opción de categorización en procesos de investigación, mucho menos usada o
aceptada en disciplinas duras, también es conocida como “enfoque suave o
apreciativo de procesos de sistemas”; un enfoque que centra las energías en la
utilidad del modelo para la toma de decisiones, más que en la precisión.
Sugerencias de uso del modelo CYNEFIN
Luego de identificar los
escenarios posibles mediante la combinación de las dos variables consideradas:
a- los elementos del entorno del
proyecto y b- la predictibilidad del comportamiento de los elementos en juego, necesitamos
trasformar el gráfico matricial-plano presentado al inicio en uno de formato
tridimensional para entender cómo hacer funcionar nuestro análisis, y así elegir
que herramientas y métodos convienen al diseño del proyecto.
En la gráfica, cada escenario es
presentado como una “plataforma” más o menos elevada en función de las
incertidumbres que representa cada uno, más profundo lo más incierto y más
elevado lo más claro. En el mismo figuran flechas que indican un derrotero de
procesos que nos permite ir poniendo la situación bajo análisis en términos
cada vez más claros y comunes.
Partiendo de la peor situación,
el CAOS, donde no existe un entorno, no existe un proyecto, no hay control, la
salida ocurrirá si las estrategias que elegimos permiten tomar las riendas de
la situación. Definiendo, categorizando
y organizando los componentes que se presentan confusos e inciertos en
la situación.
Del CAOS, donde no existe el
control, solo se sale controlando la situación para pasar a tener un problema
COMPLEJO. Allí estaremos sin conocer cómo se “construye” la salida para elevarnos
un escalón más, estaremos probando opciones, haciendo experiencia, creando
aprendizajes, aportando grandes cantidades de “valor” al producto final. Es un
escalón especial para personas
con estilos de aprendizajes creativos. Allí, experimentando y
comprendiendo, podremos crear las “pautas” que permitan pasar la situación a la
condición de una situación COMPLICADA
Ahora, frente a una situación o problema
COMPLICADO existe la posibilidad de entender las variables en juego e incluso
contar con el apoyo de expertos, o la experiencia previa de otros. Aquí es donde
la estandarización del comportamiento de las variables permite que el problema
ya sea de tipo SIMPLE u OBVIO.
No obstante, estar en lo SIMPLE u
OBVIO también tiene sus riesgos, podemos caer por el borde hacia el CAOS. En
ese borde habitan por ejemplo las BUENAS PRÁCTICAS, un término muy “seductor”
en los últimos tiempos, usado por aquellos que buscan “simplificar” procesos
complejos. También en ese borde están los adoradores de las costumbres,
aquellos que impulsan a proceder la toma de decisiones como siempre se ha
hecho, porque esa es la única forma que conocen. Pero como el mundo es complejo
y cambiante es muy probable que esa estrategia no ajuste con los cambios actuales
dadas las condiciones que dieron origen a aquella resolución.
Si partimos de una situación
caótica, el único camino posible es ir subiendo escalón por escalón. La
distancia entre el CAOS y lo SIMPLE u OBVIO es tan alta que no podríamos escalarla sin
pasar por los restantes estados. Estabilizando
la situación, consiguiendo un poco de control, generando experiencias,
solicitando ayuda con expertos para llegar a dominar la situación.
Dada la diversidad de situaciones
en donde es posible aplicar el modelo SYNEFIN, resultaría imposible en este
texto listar las herramientas a usar para dar cada “salto”. Pero si lo usas, y
compartes la visión y el espíritu de “red” de colaboración abierta que inspira
este blog, nos compartirás en los comentarios tu experiencia, y las herramientas que usaste, para que otros
puedan guiarse con tu derrotero. Pues como te comentara al inicio, este texto no
contiene una receta, sino que solo ayuda a ”pensar”… lo que no es poco!
Sus ventajas
Si bien el modelo CYNEFIN es un
marco de trabajo conceptual, nos permite identificar diferentes tipos de
problemas prediciendo su posible comportamiento, y en consecuencia, saber
elegir qué tipo de instrumento, técnicas o prácticas pueden ser aplicados para
su solución. Permite entender de manera simple, cuándo y por qué tienen sentido
las prácticas predictivas o de resolución del problema y también descubrir por
qué a algunas personas le funcionan y a otras no.
Una situación frecuente que se
nos presenta es tratar a los proyectos complejos como si fueran complicados.
Intentamos definir los requisitos de resolución, pero al poco de andar, vemos como se caen y es necesario descartarlos
generando desánimos en los equipos. Por otro lado, si las conversaciones en el
equipo de abordajes se vuelven aburridas, entonces, probablemente estamos
tratando un proyecto complicado cómo uno complejo o simple.
Si sabemos identificar cual es el
escenario en el que nos encontramos, ahorraremos mucho tiempo encontrando más
rápidamente el recorrido a desarrollar para la resolución de los problemas.
A primera vista parece una
herramienta “simple”, no obstante su buen uso y la dedicación de los tiempos
adecuados de indagación que requieren, genera un alto impacto en la capacidad y
la experiencia de los equipos de trabajo que se especializan en promover
innovaciones. Es una herramienta práctica para tener en cuenta si estás en
estas lides…
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