El uso de reuniones en línea ha aumentado significativamente
en los últimos años. Cada vez es más frecuente hacer uso de ellas para
coordinarnos o aprender. Pero no muchas veces se hace un análisis crítico sobre
cómo organizarlas; o se ejecutan con un formato copiado de las reuniones
presenciales, resultando poco exitosas o estimulantes para la participación.
Un aspecto que a menudo se pasa por alto en las reuniones en
línea, es el papel que desempeña cada asistente para garantizar el éxito de la
reunión. En este posteo, exploramos una técnica simple para que las reuniones
en línea sean más exitosas.
Así como ocurre en los grupos de trabajo presenciales, en
las reuniones virtuales también se manifiesta el efecto Ringelman. Detengámonos
un poco en este concepto porque puede ser de mucha utilidad para entender como
potenciar el trabajo colaborativo, y en el caso que hoy nos convoca, para
mejorar el desempeño de las reuniones virtuales.
Este efecto fue descubierto en 1913 por Max Ringelman y hoy
viene a nuestro auxilio para entender como mejorar el trabajo colaborativo. Un
análisis por cierto aplicable tanto a reuniones virtuales como presenciales. Las observaciones de Max Ringelmann
demostraron que el trabajo grupal de los diferentes equipos no alcanza a la
suma de los esfuerzos individuales. Esta idea indica que a medida que el tamaño
de un grupo aumenta, la productividad de este decrece, por lo que el esfuerzo
del conjunto no es igual a la suma de todos los esfuerzos de los miembros de forma
individual.
Lo demostraron con una cinchada entre personas, tirando de
ambos extremos de una cuerda. Los datos obtenidos fueron que, cuando solo eran
dos personas en ambos extremos de la cuerda, el esfuerzo realizado era del 100%
(punto de referencia). Cuando cinchaban de a pares, el esfuerzo era del 93%,
cuando era un trío en cada extremo, bajaba al 85%. Y así hasta que, en un grupo
de ocho personas, cada una se esforzaba un 49% de su capacidad.
Cuando los individuos trabajan en grupos, la responsabilidad
a nivel individual disminuye debido a que no se sienten directamente
responsables, siendo más difícil para las personas evaluar sus propio esfuerzo
o contribución en el proceso. Se han
identificado dos procesos distintos como factores potenciales en la reducción
de la productividad de los grupos: a- pérdida de motivación y b- problemas
de coordinación.
Con estas ideas en mente, ahora tenemos algunos elementos
claves para pensar el diseño de las reuniones virtuales. Tendremos que
focalizar la mirada en los participantes, de modo de lograr mantener la
atención y la participación en el proceso, evitando que el efecto Ringelman se
“entrometa” en nuestra reunión. Si logramos reconocer y estimular el desempeño
de cada participante, sus esfuerzos serán superiores.
Claves para mantener la audiencia atenta y participativa
En posteos anteriores de este espacio, comenzamos a desarrollar
este tema, orientando la propuesta a partir de entender cómo pensar el diseño
de procesos virtuales para la extensión y la innovación. Te propongo leerlos y
verlos (en video), para conocer y considerar todos los pasos previos, que también
serán necesarios de antemano, para poder activar las “5 Claves para Mantener a
tu Audiencia Atenta y Participativa en Reuniones en Línea” que proponemos aquí.
Te invito entonces a leer primero Bases
para pensar estrategias de extensión en entornos virtuales, donde
desarrollamos una serie de sugerencias, y un modelo específico (SMAR), para
entender como mejorar el uso de espacios virtuales para la tarea de asistencia
técnica o extensión para la promoción de innovaciones. También puedes ver una
serie de 3 videos que preparamos con la Lic. Andrea Mansilla
en el post titulado Desafíos
Y Dilemas Del Trabajo Virtual En Tiempos De Covid-19. Allí desarrollamos 3
temas: Videoconferencias Y Vivos En Redes; Como Dinamizar La
Interacción y Estrategias Para Entornos Digitales.
Veamos ahora las 5 claves prometidas. Cuando no estamos reunidos físicamente, la
comunicación y el relacionamiento entre los participantes se ven limitada en
comparación con la interacción cara a cara. Uno de los aspectos más afectados
es el contexto no verbal, ya que los gestos, expresiones faciales y el lenguaje
corporal no se perciben fácilmente, lo que puede generar malentendidos. También
se ve afectada la retroalimentación inmediata, ya que el retraso en las
respuestas, típico de chats o correos electrónicos, rompe la fluidez de la
interacción. Además, el entorno físico compartido, que en las conversaciones
presenciales ofrece señales adicionales sobre el estado de ánimo o el ambiente
general, desaparece en la virtualidad. Por último, la conexión emocional puede
debilitarse, ya que la tecnología introduce barreras que dificultan sentir la
presencia y empatía del otro de manera completa.
Para evitar el efecto Ringelman y todos estos efectos de la
virtualidad, la focalización en los participantes, identificando los
roles y su desempeño en el proceso, será un atarea central, constante y
evolutiva durante el encuentro. Si el diseño hace que los participantes se
sientan “poco necesarios”, más distraídos estarán y menos contribuirán en la
reunión. Cuanto ellos no tengan acciones que los alienten a “dar”, menos
satisfactoria les parecerá la experiencia una vez que haya terminado.
Aquí detallo 5 tips que te pueden ayudar a fomentar una mayor
participación e involucrar activamente a los participantes en las reuniones en
línea, sin perder su atención:
- Define
expectativas y roles desde el inicio: Por más que parezca obvio, no
muchas veces se tiene en cuenta y se ejecuta. Comienza la reunión
aclarando los objetivos, el tiempo estimado y las expectativas de
participación. Si los participantes saben qué se espera de ellos, estarán
más atentos y dispuestos a colaborar activamente.
Permite a cada participante un
tiempo y método para expresar su opinión al respecto. Comparte los resultados,
y usa estas reflexiones para contemplar cambios en el diseño que incorporen lo
comentado. Lo bueno de este punto crucial, es que puedes anticiparlo
asincrónicamente con algún instrumento que te permita la indagación, elaborar
un resumen y usarlo en el rediseño del proceso. Si lo haces “en vivo”
(sincrónicamente), puedes usar un dispositivo periférico a la video-conexión, o
invitar a dejar los comentarios en el chat del dispositivo usado. Asigna un
tiempo específico inicial para este punto.
- Incorpora
dinámicas interactivas: Fomenta la participación con actividades tales
como pequeñas encuestas en vivo, sesiones de preguntas y respuestas, o
debates breves en pequeños grupos (breakout rooms). Esto no solo mantiene
la atención, sino que también hace que los asistentes se sientan parte
activa del encuentro.
Durante la reunión, puedes lanzar
una encuesta rápida usando herramientas como Mentimeter o Tricider para preguntar algo
relevante. También puedes hacer encuestas en vivo (muchas de las plataformas de
video conferencias tienen incorporada esta herramienta) o si no, tan solo
lanzar una pregunta abierta en el chat, seguro pueden fomentar el debate y la participación.
- Organiza
bloques cortos y variados: Evita las largas presentaciones
unidireccionales. Alterna entre exposiciones breves y espacios de
interacción o reflexión grupal. Cambiar el ritmo de la reunión ayuda a
mantener el interés y fomenta la participación.
Divide la reunión en bloques de
15 minutos. Después de cada bloque de presentación, abre un espacio de
discusión con preguntas del tipo complementarias o reflexivas sobre lo abordado
en el bloque. Puedes usar la función de “grupos
de trabajo” en Zoom o Teams para dividir a los participantes en pequeños
grupos, donde puedan discutir un tema por 5 minutos antes de regresar al grupo
principal.
- Usa
recursos visuales atractivos y dinámicos: Apoya la reunión con
gráficos, infografías o videos cortos, en lugar de limitarte a diapositivas
llenas de texto. Esto no solo mantiene la atención, sino que también
estimula la discusión visual.
En lugar de usar solo
diapositivas con texto, presenta un breve video explicativo o un gráfico
interactivo para ilustrar un concepto complejo. Luego, puedes preguntar:
"¿Qué les llama la atención de este gráfico o video? ¿Cómo creen que se
relaciona con nuestro tema de encuentro? Puedes usar herramientas de diseño
como Canva o Prezi para crear presentaciones más visuales, o
compartir un video corto de YouTube para introducir un tema.
- Promueve
la co-creación de ideas: Haz que los participantes se involucren
activamente en la construcción de soluciones o propuestas. Por ejemplo,
usa pizarras colaborativas o herramientas digitales para que puedan
escribir, dibujar o aportar ideas en tiempo real. Esto los convierte en protagonistas
de la conversación.
Utiliza una pizarra colaborativa
como Miro o Whiteboard para que los participantes puedan agregar
ideas o propuestas en tiempo real. Por ejemplo, si estás discutiendo un plan
estratégico, pide a cada participante que agregue una idea para mejorar el proyecto.
Estas herramientas permiten que todos dibujen, escriban y agreguen notas en un
lienzo compartido, lo que fomenta la colaboración activa.
Estas estrategias harán que tus reuniones sean más dinámicas y participativas. Podrás lograr mantener a todos involucrados y atentos. Si sabes de alguna sugerencia adicional que quieras comentar, porque te ha dado buenos resultados, por favor compártela en los comentarios para colaborar con los miembros de la comunidad.
Recuerda también que durante las reuniones en línea, a
menudo todos sentimos que tenemos que luchar para que nos escuchen, para que
nuestra voz no se pierda en el ruido. Parece contradictorio, pero una de las
mejores maneras de hacerse escuchar es ser un buen oyente. Escuchar
atentamente y de manera activa puede elevar nuestro estatus en la conversación,
ayudarnos a conectar mejor con los demás y hacer que sea más probable que los
demás quieran escucharnos.
Bonus Track
Con la ayuda de la IA construí esta tabla de verificación
(checklist) basada en los ejemplos propuestos. Esta lista te permitirá tener
una visión previa del diseño de tu reunión en línea y asegurarte de que
incluyes los elementos claves para fomentar la atención y participación activa:
|
Criterio |
Descripción |
Verificación |
|
Definición de objetivos y roles |
Claridad en el propósito de la reunión y los roles de los
participantes. |
☐ Objetivos de la reunión claramente definidos. ☐ Roles de los participantes asignados y comunicados.
|
|
Interacción mediante dinámicas |
Inclusión de actividades interactivas para incentivar la
participación. |
☐ Encuestas, preguntas o debates preparados. ☐ Uso de herramientas interactivas (Tricider, Mentimeter, etc.).
|
|
Segmentación en bloques cortos |
Contenido dividido en bloques breves, alternando exposición
e interacción. |
☐ Bloques de contenido de 10-15 minutos. ☐ Pausas para discusiones o reflexión grupal.
|
|
Uso de recursos visuales |
Incorporación de recursos visuales atractivos que
faciliten la comprensión y el interés. |
☐ Presentaciones visuales atractivas (gráficos,
infografías, videos). ☐ Preguntas interactivas relacionadas con los recursos visuales.
|
|
Herramientas de co-creación |
Utilización de herramientas que promuevan la colaboración
activa entre los participantes. |
☐ Herramientas colaborativas listas (Miro, Witheboard,
etc.). ☐ Espacio dedicado para la co-creación y aportes de los participantes.
|
|
Cambio de modalidad |
Alternancia de diferentes dinámicas para evitar la
monotonía. |
☐ Variación de actividades: exposición, discusión,
colaboración en grupo. ☐ Tiempo ajustado para cada modalidad.
|
|
Tiempo de participación equitativo |
Asegurarse de que todos los participantes tengan
oportunidad de participar activamente. |
☐ Tiempo asignado para preguntas y comentarios. ☐ Verificación de que todos los participantes tengan voz durante la reunión.
|
Instrucciones de uso:
- Antes
de la reunión, revisa cada ítem de la lista y asegúrate de haber
cumplido con los criterios indicados.
- Durante
la reunión, puedes hacer un seguimiento de los puntos claves para
garantizar que la interacción y participación fluya de acuerdo con el
diseño.
- Después
de la reunión, puedes utilizar esta lista para una autoevaluación,
verificando qué aspectos funcionaron bien y cuáles necesitan mejorar en
futuras reuniones.
¿Te gustaría ajustar o añadir más criterios específicos para
un tipo de reunión en particular? Déjanos tu idea en los comentarios.
Recursos
Wikipedia: https://es.wikipedia.org/wiki/Efecto_Ringelmann
ChatGPT. (2024, octubre 23). Factores limitados en la
comunicación virtual. GPT Online. https://gptonline.ai/es/
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