Herramientas para ayudar a transformar las organizaciones. Esta semana, los invitamos a invertir 5 minutos en un ejercicio crucial: explorar las entrañas de nuestra organización. En el ajetreo diario, a menudo pasamos por alto la importancia de comprender a fondo cómo operamos internamente en las organizaciones que creamos o en las que trabajamos.
¿Alguna vez te has detenido a analizar la claridad de la misión
que tiene la organización, la eficacia de la comunicación entre los equipos o
la adaptabilidad de sus estructuras frente a los desafíos que enfrenta? Estas
son preguntas fundamentales que nos servirán para entender cuál es el "perfil
interno" de la organización, y mejorarlo si corresponde.
¿Por qué zambullirnos en el interior de la organización?
La mayoría de los procesos de apoyo a la innovación se
sustentan con la creación de algún tipo de “organización”. Ya sean éstas duraderas
o efímeras, los procesos que impulsan innovaciones requieren de estas
estructuras para coordinar a sus miembros o para conectarse con el entorno en
el que se desarrollan.
Imagina que su organización es como un ecosistema complejo. Para
que florezca la innovación, no basta con sembrar ideas brillantes.
Necesitamos un terreno fértil: un equipo cohesionado, procesos ágiles y una
cultura que impulse la experimentación. Si alguno de estos elementos falla,
el potencial innovador se marchita.
Todas las organizaciones poseen aspectos que la definen desde adentro (perfil interno) pero que influyen en su funcionamiento. Por ejemplo:
- Claridad de misión, visión y objetivos.
- Flexibilidad en estructura y procesos organizacionales.
- Grado de interrelación entre los miembros de diferentes áreas, niveles, etc.
Las organizaciones, en su accionar cotidiano tienden a
relegar la tarea de observarse a sí mismas. En cambio, las organizaciones que destinan
tiempo a reconocer y valorizar su perfil, están mejor posicionadas para lograr
sus objetivos. Una estrategia que permita “mirarse hacia adentro” mejorará el
des empeño de las organizaciones.
Aquí presentamos una herramienta que puedes usar para
revisar el “perfil interno” de las organizaciones con las que trabajas.
Mirar los modos en que nos
organizamos también es una tarea necesaria para impulsar las innovaciones.
Herramienta para el análisis del PERFIL INTERNO de las organizaciones.
Esta herramienta sirve para:
- Valorizar de manera cuantitativa el grado de funcionamiento de la organización.
- Inducir procesos de autorreflexión entre los miembros de la organización
La herramienta se desarrolla en torno a cinco preguntas relevantes:
- ¿Cuáles son los aspectos internos más importantes de la organización?
- ¿Cuál es el valor que otorga la organización a cada as pecto?
- ¿Cuáles son las causas de los aspectos fuertes y débiles?
- ¿Qué impactos tienen estos aspectos sobre el funcionamiento?
- ¿Qué alternativas existen para mejorar aquellos que influyen negativamente?
Los resultados esperados son:
- Que los integrantes reconozcan los aspectos internos que más influyen en el desempeño de la organización.
- Que se obtenga una valoración de cada aspecto y que se reconozcan los impactos de estos sobre el funcionamiento de la organización.
- Que se identifiquen las causas de los valores que adquiere cada aspecto.
- Que se disparen procesos de autorreflexión y de decisiones proactivas que induzcan cambios en la organización.
Una ventana hacia el interior de la organización
La herramienta propone, como procedimiento de trabajo, crear
una “ventana” que permita observar el desempeño de la organización desde afuera.
Esto implicará desarrollar la capacidad de análisis crítico, para tomar un poco
de distancia y mejorar el análisis de esta.
Durante dicho análisis deberemos tener en cuenta las
diferencias que pueden existir entre los integrantes de la organización, su
historia, funciones principales, etc. Esta herramienta puede adaptarse a dichas
diferencias a través de la modificación en la constitución de los grupos
participantes (si la organización tiene muchos miembros), facilitando de esta
manera la generación de una mayor cantidad de opiniones.
Alentamos a tu creatividad para modificar la propuesta que siguen, según las peculiaridades de la organización donde se aplique. El procedimiento consiste en la realización de talleres con la participación de todos los actores de la organización divididos en grupos de trabajo. La participación de un facilitador de procesos participativos ayudará a un mejor desempeño del procedimiento.
Si deseas un disparador de conceptos y procedimientos, solo me escribes y pudo facilitarte una presentación en Power Point que puede ayudarte en tu tarea al aplicar el Perfil Interno en tu organización. Me avisas si lo deseas y te lo envío por privado.
El desarrollo del procedimiento gira en torno a cinco etapas complementarias:
1- La primera de ellas trata de “identificar los aspectos internos más importantes”.
Para ello se propone llevar adelante un ejercicio de “lluvia de ideas” en el cual se analicen y registren todos los aspectos internos que los participantes consideren como importantes en el funcionamiento de la organización. Por ejemplo;
- Claridad de misión, visión y objetivos.
- Grado de interrelación entre los miembros de diferentes áreas, niveles, etc.
- Flexibilidad en las estructuras y procesos organizacionales.
- Disponibilidad de tecnología y medios de trabajo.
2- La segunda etapa consiste en “valorar el grado del efecto positivo o negativo de cada aspecto identificado sobre el funcionamiento”.
Se trata de debatir grupalmente el valor relativo que cada aspecto interno tiene para el conjunto.
3- En la tercera etapa “justificaremos la valoración” definida en la etapa anterior, respondiendo a la pregunta
¿Por qué le otorgamos este valor?
Como medio de visualización y registro de estas tres
primeras etapas, se puede usar una planilla como la que figura a continuación.
La primera columna contiene la redacción de los aspectos internos que surjan de
la lluvia de ideas, y las columnas restantes puedes ser usadas para la
valoración (positiva o negativa) de cada aspecto. En la columna final se
anotarán las justificaciones.
Ejemplo de planilla de registro de los pasos 1 a 3
Esta mirada hacia el interior pue de conducir a la liberación de energías que disparen el proceso de autorreflexión. Preguntas como las citadas a continuación ayudarán en el análisis:
- ¿Cómo afectan los aspectos valorados negativamente en el desempeño organizacional?
- ¿Qué actores/áreas/niveles de la organización son los más perjudicados?
Consideramos relevante registrar el producto del debate de modo visible para todos los participantes, ya que será un insumo para la etapa siguiente. Frases como…”El aspecto X limita al desempeño de Y”… nos ayudará a expresar los impactos recolectados en el taller.
5- En la quinta etapa concluiremos el procedimiento mediante la “generación de posibles alternativas” que actúen modificando aquellos aspectos relevantes de la organización. Una forma de disparar alternativas es visualizar las causas y proponer acciones que reflejen sus efectos. En el caso de que las opciones alternativas generadas durante el debate sean numerosas en cada aspecto, una opción válida es usar una matriz de evaluación de soluciones para seleccionar la mejor opción.
Si se llevan a cabo las etapas propuestas, la organización dispondrá de una mirada hacia adentro que le permitirá mejo rar su desempeño.
Te invito a considerar esta opción de evaluación interna de las organizaciones con las que trabajas, y a probar esta herramienta. Luego nos cuentas tus aprendizajes y conclusiones.
Palabras claves
#organización #perfilinterno #innovación #estructura #proceso #evaluación #reflexión #desempeño #facilitador #herramienta
Bibliografía consultada
-Programa de entrenamiento en facilitación de procesos aso ciativos. GTZ. • 80 herramientas participativas. Geilfus ICRA
-Perfil Interno. INTA Programa de desarrollo de apoyo al desarrollo de los territorios. Proyecto específico 1311- Gargicevich A., Grassi M, Ramello A. 2011
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