Herramientas para ayudar a transformar las
organizaciones.
La capacidad de las organizaciones de
relacionarse con el entorno constituye un aspecto importante en su
funcionamiento. Esa capacidad puede verse limitada si la organización no es
bien vista desde afuera. Aquellas organizaciones capaces de reconocer la imagen
que construyen, estarán en mejores condiciones de hacer los ajustes que le
demanda el entorno para alcanzar sus objetivos. Una estrategia que permita una
“mirada desde afuera” ayudará a este proceso.
En la semana 154, analizamos una herramienta destinada a
examinar el perfil interno de la organización. Si aún no la has explorado, te
invitamos a hacerlo ingresando aquí para profundizar en la mejora de las organizaciones con
las que trabajas para impulsar procesos de innovación. En línea con este
propósito, presentamos otra herramienta que también es importante considerar al
momento de apoyar innovaciones sustentadas sobre la base de algún tipo de
"organización".
Si logramos
crear las condiciones para hacer un análisis
crítico de cómo es vista la organización desde afuera, estaremos en mejores
condiciones de:
1. Mejorar la
reputación corporativa: Al entender cómo nos ven desde afuera, podemos tomar
acciones para mejorar la imagen de la organización y así aumentar la fidelidad
y atracción de nuevos participantes.
2. Ajustar
nuestras estrategias
de comunicación: Conocer la percepción externa permite ajustar estas
estrategias para mejorar el desempeño y la interacción.
3. Alinearnos
con las expectativas del entorno: Evaluar el perfil externo ayuda a alinear la
propuesta de la organización con las
expectativas del entorno sobre sus objetivos. Esto puede resultar en un
aumento significativo de las vinculaciones necesarias para lograrlos.
4. Identificar
oportunidades de crecimiento: Analizar el perfil externo revela áreas de mejora
y nuevas oportunidades de desarrollo
que antes no se habían explorado.
5. Fortalecer las relaciones comunitarias: Comprender las preocupaciones y percepciones de la comunidad local permite desarrollar programas de colaboración que mejoren la relación con la comunidad y la imagen pública de la organización.
Herramienta para el análisis de la IMAGEN EXTERNA de las organizaciones.
Esta herramienta sirve para:
- Identificar y valorizar la percepción que el entorno tiene de nuestra organización.
- Inducir procesos de autorreflexión entre los miembros de la organización para mejorar su relacionamiento con el entorno.
La herramienta trabaja sobre la base de tres preguntas relevantes:
- ¿A quién debemos consultar para averiguar cómo nos ven desde afuera?
- ¿Cuáles son los aspectos claves para relacionarnos con el exterior?
- ¿Cuáles de estos aspectos son identificados positiva y negativamente en el entorno donde actuamos?
Los resultados esperados son:
- Que la organización reconozca sus componentes más importantes en relación con la capacidad de vincularse con el entorno.
- Que la organización identifique su capacidad para relacionarse.
- Que se disparen procesos de autorreflexión y de decisiones proactivas que induzcan cambios en la organización.
“La organización bajo la lupa”
Para identificar a quienes debemos
consultar para tener una imagen nuestra desde afuera de la organización, proponemos
la realización de un taller con la participación de todos los actores de la
organización divididos en grupos de trabajo. La participación de un facilitador
de procesos participativos ayudará a un mejor desempeño del
procedimiento.
Si deseas un disparador de
conceptos y procedimientos, solo me escribes y pudo facilitarte una
presentación en Power Point que puede ayudarte en tu tarea al aplicar la IMAGEN
EXTERNA en tu organización. Me avisas si lo deseas y te lo envío por privado.
Durante dicho análisis deberemos tener en cuenta las diferencias que pueden existir entre los integrantes de la organización, entre ellas su historia y funciones principales. Esta herramienta puede adaptarse a dichas diferencias a través de la modificación en la constitución de los grupos participantes, facilitando de esta manera la generación de una mayor cantidad de opiniones. Sugerimos la siguiente secuencia de actividades durante el taller:
Actividad 1: Listar con los participantes los nombres de todas las organizaciones / instituciones / actores con las cuales mantenemos contacto y que tienen formada una imagen nuestra como organización. Aquí podemos pensar en clientes, beneficiarios, competidores, financiadores, proveedores, público en general, instancias políticas, etc. También podemos ayudarnos usando las herramientas complementarias como lluvia de ideas y/o identificación de actores relevantes (me consultas si las deseas). Si esta actividad se realizó en subgrupos debemos abordar el resultado en asamblea.
Actividad 2: En el caso que el listado sea muy amplio podemos impulsar una selección en función de algún criterio que se establezca. Por ejemplo, elegir a estos “observadores” de manera de cubrir diferentes miradas; o equilibrar entre los que tienden a opinar más positivamente y los que lo hacen más negativamente. La cantidad de personas a consultar será una definición para dar, si bien esta indagación no pretende tener un carácter científico deberá elegirse una cantidad que resulte más o menos representativo de las diferentes miradas que se puedan tener de la organización.
El producto de estas dos actividades
será un listado de personas a consultar sobre cómo nos ven como organización,
que podrá completarse con los datos necesarios para contactar a estas personas
(direcciones, teléfonos, correos electrónicos, etc). Recordemos que luego
debemos consultar a cada uno de los seleccionados.
Actividad 3: Para
conocer cómo nos ven desde afuera sugerimos la realización de un sondeo
a las organizaciones / instituciones / actores identificados anteriormente.
Mediante el mismo se intentará conocer la imagen que estos actores formaron
sobre nuestra organización. Para ello se deberá desarrollar el instrumento y el
procedimiento de relevamiento. Sugerimos elaborar una grilla de consulta para
llenar con cada entrevistado. En la misma se incluirán los aspectos externos
que deseamos evaluar y el espacio para la valoración que el entrevistado haga
de cada uno. La elección de los aspectos externos a evaluar deberá ser una
decisión de la organización. A título de ejemplo suministramos un listado
tentativo y un esquema de posibles valores a consultar. Alentamos
a la creatividad de los usuarios para las modificaciones pertinentes del
ejemplo presentado.
Dar un espacio al entrevistado para
que pueda justificar la valoración (¿por qué?), será de suma importancia para
nuestra interpretación y para decidir cambios en la organización.
Deberemos tener tantas copias de la
tabla, como entrevistas habremos decidido realizar, luego de haber identificado a
quienes debemos consultar para
tener una imagen nuestra desde afuera de la organización.
Actividad 4: Para
procesar la información podemos cuantificar las respuestas sumando cuantas X
colocó cada entrevistado en cada casilla. El resultado de esta consulta deberá
ser insumo de debates
internos en la organización, se dispondrá así de una visión
externa que le permitirá mejorar su desempeño. La interacción
entre los participantes durante el análisis de resultados favorecerá la
liberación de energías, necesarias para inducir procesos de autorreflexión
que disparen decisiones proactivas que propongan mejorar su relacionamiento con
el entorno.
Oportunidad
La herramienta de análisis de IMAGEN EXTERNA que hemos
presentado es esencial para cualquier organización que desee mejorar su
relación con el entorno. Al evaluar cómo somos percibidos desde afuera, podemos
identificar áreas clave de mejora y oportunidades de crecimiento que de otro
modo pasarían desapercibidas. Esta introspección no solo fortalece nuestra
reputación, sino que también nos alinea mejor con las expectativas de nuestros
colaboradores y clientes.
Invitamos a todas las organizaciones a implementar este
análisis y a aprovechar los beneficios que ofrece. Con una imagen externa
positiva y bien gestionada, no solo mejorarás la interacción con tu entorno,
sino que también fomentarás un ambiente de trabajo más colaborativo y
eficiente. ¡No esperes más y da el primer paso hacia una transformación
significativa!
Te invitamos a probar esta herramienta y comentar tus
aprendizajes.
Palabras claves
#Organización #Imagen externa #Entorno #Relaciones #Participación
#Percepción #Análisis #Comunicación #Reputación #Desempeño
Bibliografía
consultada
Programa de
entrenamiento en facilitación de procesos aso ciativos. GTZ. • 80 herramientas
participativas. Geilfus ICRA
Imagen externa.
¿Cómo nos ven desde afuera? INTA Programa de desarrollo de apoyo al desarrollo
de los territorios. Proyecto específico 1311- Gargicevich A., Grassi M, Ramello
A. 2011
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