Para fortalecer el desarrollo de los procesos
participativos, una opción muy potente, es crear y desarrollar espacios para
evaluar grupalmente los avances y aprendizajes logrados.
Haciéndolo, podremos reconocer las construcciones colectivas
desarrolladas, la calidad, cantidad y tipo de vinculaciones establecidas entre
los participantes. Esta tarea otorga una apreciación más integral de los
logros, y refuerza la pertinencia de la participación.
Aquí presentamos algunos aspectos que respaldan la
importancia de estas evaluaciones en el contexto de la innovación participativa,
algunas herramientas que se pueden usar y dispositivos electrónicos para
facilitar la tarea desde la virtualidad.
Disponer de diseños específicos para evaluar los procesos
participativos orientados a la innovación, nos ayudará a reforzar la tarea de
análisis crítico para validar o corregir lo actuado, y para sinergizar al
grupo. Esta tarea, también permite poner en valor a la participación; un
“activo” básico para la innovación, que en muchas oportunidades no ocupa el
centro de atención en el momento del diseño del proceso.
Mediante el desarrollo de espacios de evaluación de procesos
participativos para la innovación podremos lograr:
Desarrollar una retroalimentación integral: Las
evaluaciones grupales nos permiten crear una plataforma para activar la retroalimentaciónintegral de todos los miembros del equipo. Al crear las condiciones para
intercambiar ideas y puntos de vistas diferentes, será posible detectar
fortalezas y debilidades en lo actuado. Si lo logramos, dispondremos de un
insumo muy potente para mejorar el equilibrio integral del proceso de
innovación.
Mejorar la sinergia y la colaboración: estos valores centrales de los procesos participativos se incrementan mediante una evaluación participativa. Cuando caracterizamos la colaboración (quien contribuye y con qué), para el objetivo del proceso, estaremos reforzando la cohesión y pertenencia al mismo.
Aprender unos de otros: mediante los procesos de
evaluaciones grupales participativas, se puede reconocer que conocimientos adquirió cada integrante, es decir qué resultó “significativo” para cada uno.
Este intercambio permite visibilizar la diversidad presente en el grupo, un
atributo que incrementa la inteligencia colectiva que potenciará el
logro de los objetivos, estimulando al conjunto para animarse a emprender
nuevos retos.
Motivar y reconocer: al identificarse los resultados
colectivos, la evaluación se transforma en una estrategia motivadora. La
identificación de los logros conjuntos refuerza la colaboración y la estima
individual y grupal. Se crea así un ambiente adecuado para la creatividad,
incrementando el coraje para poder afrontar los nuevos e inciertos desafíos que
se presentarán.
Mejorar la alineación con los objetivos estratégicos:
Las evaluaciones grupales permiten evaluar el nivel de alineación que tienen los
avances logrados al momento, con los objetivos estratégicos del proceso de
innovación. Así, será posible identificar la necesidad de modificaciones en la
dirección tomada, para poder asegurar eficazmente las metas buscadas.
Desarrollar habilidades blandas: No todo debe
centrarse en resultados tangibles en un análisis grupal. Debemos dar un espacio
importante al análisis de las habilidades “blandas” puestas en juego en el proceso.
Analizar cómo están ocurriendo la comunicación efectiva, como se afrontan las
resoluciones de conflictos y la gestión del tiempo, serán elementos claves para
tomar decisiones que mejoren la colaboración y la adaptabilidad del grupo.
Este listado incompleto, da una idea cabal sobre los
beneficios de hacer evaluaciones grupales. Las mismas pueden tener la capacidad
de reforzar los avances y los aprendizajes, fomentar la colaboración, motivar y
mejorar significativamente el entorno de trabajo, mientras aportan a la
sostenibilidad del proceso de innovación que nuclea al grupo.
Herramientas para la evaluación participativa
Si bien existen muchas herramientas para hacer evaluaciones
participativas, adaptadas a cada entorno y condición donde ocurre el proceso
participativo, a continuación, se describe 4 de las más comunes.
Matrices de Evaluación: una condición que facilita
los procesos participativos es la disponibilidad de la información que se va
generando en el grupo, de una manera fácil de entender y disponible para todos
en todo momento. Esta condición opera sobre cada participante al permitir de
manera individual y flexible, la reflexión sobre el proceso. Las matrices (o
registros de doble entrada) son herramientas visuales que permiten a los
participantes y facilitadores valorar el desempeño individual y colectivo. Los
ejes por comparar y cantidad de opciones (celdas) a completar dependerán del
objetivo de aplicación de esta herramienta. Por ejemplo, pueden ser usadas para
comparar objetivos vs. plazos, o pueden ser matrices de valoración donde los
participantes pueden asignar puntaje a una serie de variables críticas del
proceso para el objetivo. Independientemente de los tópicos que se integran en
la vinculación de filas y columnas, las matrices pueden servir para entender
fortalezas y debilidades, para identificar huecos de acción, para construir
líneas de tiempos, etc.
Entrevistas de Evaluación Grupal: si deseamos obtener
perspectivas más detalladas acerca de la manera en que la participación está
contribuyendo en el proceso de innovación, podemos recurrir a las entrevistas.
Éstas nos brindan la oportunidad de colectar las diferentes perspectivas, en
base a un listado de ejes de interés en la indagación. Para favorecer una
recolección más genuina de opiniones, se sugiere establecer conversaciones
mediante “diálogos semiestructurados”, en lugar de diseñar preguntas cerradas.
Si deseas conocer como armar un “diálogo semiestructurado” me escribes para
brindarte una guía específica.
Las entrevistas pueden ser usadas para explorarexperiencias, reconocer futuros desafíos del proceso, entender las percepciones
de los miembros del grupo, etc. Las mismas ofrecen un detalle más profundo de
los factores que influyen en el rendimiento grupal.
Técnicas de Observación Participativa: esta opción implica
que un evaluador forme parte del grupo durante ciertos periodos. Para esta
opción se sugiere construir junto con el evaluador, un listado de ejes de
análisis de la observación, que nos asegure un informe final que contenga
aportes significativos para la toma de decisiones del proceso participativo. El
listado de variables a observar variará según la condición y estado de avance
del proceso participativo. A manera de ejemplo, suelen incluirse opciones tales
como análisis de interacciones, dinámicas, roles desempeñados por los miembros,
calidad de la comunicación, identificaciones de ejes de tensión, poder ylegitimidad de los participantes, etc. Para reducir condicionantes propios del
involucramiento, será lógico dejar un espacio de variables a consideración del
observador para ampliar la mirada desde
el criterio externo que éste aportará. Esta herramienta suele recuperar aspectos
no capturados fácilmente por otras herramientas.
Retroalimentación 360 grados: La retroalimentación
360 grados es una mezcla de las dos opciones anteriores, entrevista y
observación participante. Sirve para recopilar las visiones no solo de los
miembros del grupo, sino también de otros agentes relevantes en el proceso. A
saber: supervisores, clientes, participantes internos o externos, colaboradores
de otros equipos, etc. Brinda una perspectiva más completa y objetiva sobre el
rendimiento grupal, para recuperar posibles áreas de mejora desde diversas
perspectivas.
Estas herramientas son solo algunas. Las mismas ofrecen
enfoques variados para evaluar el desempeño grupal en procesos participativos
de innovación. Son factibles de combinar para obtener una comprensión más
completa de lo que ya se logró y de lo que permanece como desafío. Los
resultados que se obtienen deben ser aplicados a la realización de ajustes
estratégicos, en busca de una mejora continua en el desempeño del grupo hacia el
logro de sus objetivos. Por supuesto, queda abierto el listado para que lo completes
en los comentarios. Cuéntanos que usas y como lo implementas. Ayúdanos a hacer
más “participativo” este aporte.
Dispositivos virtuales para apoyar procesos de evaluación participativa
Después de la pandemia de Covid 19, ya no nos quedan dudas
del valor de la virtualidad para contribuir con nuestro trabajo. La mayoría de
las personas, de alguna manera u otra, con mayor o menor conectividad sabemos
asistirnos con dispositivos electrónicos para interactuar en comunidad. Las
opciones de estas tecnologías también son factibles para procesos de
evaluación. El listado de opciones es muy amplio y efectivo. Incluyen opciones
de uso en modo sincrónico o asincrónico.
Como en el párrafo anterior donde detallamos algunas
herramientas para evaluar, aquí también dejaremos algunas opciones de
dispositivos virtuales útiles para hacer procesos de evaluación. Si deseas
explorar más opciones, de la mano de la Inteligencia Artificial aquí te
dejo un enlace a un repositorio donde puedes explorar más, aplicando búsquedas
a partir de tus necesidades y valiéndote de tu creatividad para hacer las
transformaciones que necesites.
Veamos algunos ejemplos:
Para trabajar con encuestas y cuestionarios en línea la
herramienta virtual Google
Forms te puede servir para recuperar información en línea.
Diseñando un formulario en función de lo que se necesita conocer, se facilitará
el proceso de recopilación y análisis de datos. Sus formatos gráficos de datos obtenidos
son muy útiles para realizar las devoluciones de resultados a los
participantes. Con esta herramienta puedes crear y diseñar fácilmente encuestas
personalizadas con preguntas abiertas y cerradas, lo que facilita la evaluación
de la percepción individual y grupal sobre el proceso de innovación. Su uso
pude ser sincrónico o asincrónico, lo que amplía su capacidad de adaptación a
las peculiaridades del proceso bajo análisis.
Para visualizar los progresos del grupo y asignar tarea
el tablero colaborativo Trello
resulta útil y fácil de usar y compartir. Los participantes pueden anexar
actualizaciones, comentarios y adjuntar archivos. Permite una visión
transparente de los avances y del estado de la colaboración en tiempo real. Sus
tableros permiten ver la organización de las tareas para hacer seguimiento e
identificar agendas pendientes. Organiza listas de tarea pendientes, en acción
y finalizadas permitiendo, evitando equivocaciones en los procesos delegados.
Al organizar las acciones en tarjetas, permite migrarlas de una lista a otra
según su estatus. Sirve como centro de gestión de recursos de los proyectos o
tareas específicas. Es particularmente útil para gestionar proyectos complejos.
Para mantener una comunicación fluida y constante
existen plataformas específicas como Slack
o Teams . Estos dispositivos
permiten crear canales específicos para el intercambio y la retroalimentación
continua de los integrantes. Permiten desarrollar espacios colaborativos
compartidos, organizar grupos de trabajo, desarrollar debates asincrónico,
conectarse sincrónicamente con otros, administrar agendas y compartirlas, entro
otras muchas funciones. Los registros de acciones quedan acumulados,
permitiendo procesos de análisis, revisión y evaluación.
Para obtener análisis de datos y rendimientos,
existen numerosas plataformas. Partiendo de un simple Excel o las Hojas de
Cálculo en Google Drive, hasta dispositivos más específicos para una evaluación
más profunda como Microsoft
Power BI que permiten importar y analizar datos de manera visual. Sus
imágenes resultantes facilitan la identificación de patrones y áreas de mejora,
respaldando así la toma de decisiones informada.
La lista de herramientas virtuales que podemos usar crece
cada día. La propuesta de este post solo es despertar el interés y anoticiar
sobre las posibilidades que existen. Independientemente de qué dispositivo
virtual se utilice, cada uno brinda una estructura eficiente para evaluar
grupalmente desde la virtualidad habilitando la modalidad participativa,
fomentando la colaboración, la transparencia y la comunicación efectiva entre
los miembros del equipo. Integrar estas herramientas en el proceso de evaluación
contribuye a optimizar la gestión del grupo y maximizar el impacto de los
esfuerzos colectivos hacia el logro de las metas propuestas.
3 consejos claves para procesos de evaluación grupal
Antes de organizar un proceso de evaluación grupal en
contextos de innovación participativa, te sugiero tener presente estos tres
aspectos:
a-
Claridad en los Criterios de Evaluación. Asegúrate
de establecer y comunicar de manera clara los criterios que se usarán en la
evaluación desde el inicio. No será extraño que las personas entendamos de
manera diferente los criterios y se generen confusiones o malentendidos.
Destina tiempo y estrategias para asegurar este paso. Definir qué se espera
lograr y cómo se medirá el objetivo, ayuda a orientar a los participantes en el
proceso.
b-
Promover la Retroalimentación Constructiva.
Promover un ambiente de devolución constructiva de los resultados ayudará al
crecimiento grupal e individual. Enfatizar y comenzar con los aspectos
positivos y los logros obtenidos es una táctica atrapante. Las áreas de mejora deberán
ser comunicadas de manera constructiva, no necesitamos hacer de ellas un
espacio para echar culpas, sino de entender que se debe cambiar. También será
central establecer un proceso de intercambio de opiniones sobre lo presentado,
manteniendo un tono de apertura y respeto por lo que se diga. Hacer que la
devolución sea un momento que fortalezca la cohesión del grupo, reforzará el
camino que se recorre.
c-
Flexibilidad y Adaptabilidad: Si
aceptamos que la innovación es el producto de los sistemas de información y
conocimiento que las personas construimos cuando queremos cambiar algo,
tendremos entonces que dotar de flexibilidad a los métodos de evaluación que
creemos, para que se adapten a las circunstancias y dinámicas del grupo. Esta
condición permite aprovechar oportunidades inesperadas y abordar desafíos de
manera eficiente.
La claridad, la retroalimentación constructiva
y la flexibilidad son elementos esenciales para adicionar, un entorno
propicio para el aprendizaje, la colaboración y el éxito colectivo en el
proceso de evaluación. Así podremos establecer un marco más sólido que
optimizará el trabajo conjunto mientras se van logrando los objetivos.
Guarda este post para tenerlo a mano cuando tengas que armar
evaluaciones participativas. Te resultará de utilidad. Y si quieres ampliar
información al respecto, aquí te dejo un Manual
de evaluación participativa con mucha más información.
Palabras Claves
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