Extensión para extensionistas: ¿Por qué fracasan los cambios?

Por Adrián Gargicevich

Los procesos de innovación suelen fracasar, especialmente si son complejos. ¿Pero por qué? Gestionar innovaciones es una tarea que puede resultar abrumadora, especialmente cuando involucra múltiples actores y sus sistemas asociados. Es una tarea propia de la complejidad. La cantidad de variables y vínculos que entran en juego no siempre pueden ser identificados. Y cuando esto no se logra, las posibilidades de éxito se diluyen.

Para lograr un análisis detallado de los factores y variables que se ponen en juego cuando se proponen cambios en entornos complejos, R. Lippitt y T. Knoster en la década de 1980 desarrollaron un modelo que contempla un enfoque integral y estructurado para gestionar cambios complejos.

En este posteo te ofrecemos un resumen del modelo y algunas sugerencias que pueden ayudarte a racionalizar el cambio cuando el entorno en que ocurre es complejo.

$¿Por qué fracasan los cambios?$

¿Qué es lo que hace que un cambio resulte complejo?

Para gestionar el cambio, es fundamental entenderlo primero. Al conocer los componentes claves en un proceso de cambio, sabremos lo que necesitamos para lograr un cambio exitoso. Y también obtendremos una guía para revisar los procesos y entender por qué pueden fallar los intentos de cambio.

El proceso de innovación puede ser complejo debido a varios factores interrelacionados. Primero, la multidimensionalidad de la innovación involucra cambios en tecnología, procesos, estructuras organizativas y cultura, cada uno con desafíos específicos. Esta complejidad se amplifica por la interconexión de partes interesadas, tanto internas como externas, cada una con expectativas distintas que deben coordinarse cuidadosamente.

La incertidumbre y el riesgo son inherentes a la innovación, ya que las nuevas ideas y tecnologías a menudo carecen de precedentes claros, lo que genera un entorno incierto y riesgoso. Además, la necesidad de recursos significativos en términos de tiempo, dinero y talento agrega otra capa de dificultad, requiriendo una gestión eficaz para evitar poner en riesgo el proceso de innovación.

La cultura organizacional juega un papel crucial; una cultura resistente al cambio puede presentar barreras significativas. La complejidad de la implementación también es notable, ya que requiere coordinar múltiples pasos, como pruebas piloto y ajustes del producto. Además, los cambios en el entorno externo, como las regulaciones y tendencias del mercado, añaden incertidumbre y desafíos adicionales.

Finalmente, la escalabilidad de la innovación desde un proyecto piloto hasta una implementación a gran escala presenta sus propios desafíos operativos. La colaboración interdisciplinaria es esencial para manejar estos procesos, ya que coordinar equipos multifuncionales requiere una comunicación efectiva.

En resumen, la complejidad en los procesos de innovación proviene de la interacción de múltiples factores, desde la multidimensionalidad y la interconexión de las partes interesadas hasta la incertidumbre y los requisitos de recursos. Abordar estos desafíos de manera estratégica es fundamental para gestionar con éxito la innovación en un entorno dinámico.

El Modelo Lippitt-Knoster

El modelo de gestión del cambio Lippitt-Knoster, desarrollado por Mary Lippitt y Timothy Knoster, identifica seis elementos esenciales para un cambio efectivo: visión, consenso, habilidades, incentivos, recursos y un plan de acción. Este modelo se utiliza para planificar y diagnosticar problemas en la gestión de cambios complejos.

Los 6 elementos claves del modelo implican respectivamente:

Visión: todo proceso de cambio complejo debe tener establecida una visión clara y comunicativa del resultado deseado para un cambio exitoso.

Consenso: en el sentido de lograr la alineación y el compromiso de todos los involucrados para el cambio. Es un acuerdo general o una conformidad colectiva alcanzada por un grupo de personas. No implica necesariamente la unanimidad, pero sí que todos los miembros del grupo estén dispuestos a aceptar y apoyar una decisión en beneficio del grupo.

Habilidades: Es crucial que los individuos y equipos posean las habilidades necesarias para apoyar el cambio; si no se poseen, será necesario armar espacios propios para proporcionar las capacidades adecuadas.

Incentivos: Para motivar a las personas durante el proceso de cambio, se deben ofrecer incentivos como reconocimiento, promociones o recompensas. Pueden ser intrínsecas, como satisfacción o desarrollo personal. Extrínsecas como recursos económicos, reconocimientos, etc. También de índole social, como el respeto, el prestigio; o de índole psicológico como la satisfacción, el bienestar.

Recursos: Asegurar la disponibilidad de recursos suficientes, como tiempo, dinero y tecnología, es vital para el éxito del cambio.

Plan de acción: Los promotores del cambio deben ser capaces de crear y comunicar un plan de acción detallado y específico (basado en criterios SMART: específico, medible, alcanzable, relevante y con plazos determinados) que guíe los pasos hacia la visión.

Los seis elementos son necesarios y deben estar equilibrados. Si te saltas uno, no obtienes el cambio que deseas como se muestra en la gráfica que encuentras arriba.

Este modelo puede ser aplicado como una herramienta para abordar y gestionar cambios complejos de manera estructurada y efectiva. Y también como un modo de revisar procesos para entender cuáles pueden ser los elementos que impiden los cambios.

Etapas en el uso del modelo

El modelo Lippitt-Knoster puede ayudar a gestionar cambios complejos al ofrecer un enfoque integral y estructurado que guía a los promotores a lo largo de todo el proceso.

A continuación, se presentan las cinco etapas en el uso del modelo Lippitt-Knoster que pueden ayudar a gestionar cambios complejos

La primera es el Diagnóstico, donde se identifica la necesidad de cambio mediante análisis de datos, encuestas y grupos de discusión, involucrando a todas las partes interesadas para asegurar el compromiso con el proceso.

La segunda etapa es la Evaluación, que determina la preparación de la organización para el cambio, evaluando recursos, capacidades y la disposición de los empleados.

En la tercera etapa, Planificación, se desarrolla una estrategia detallada con objetivos claros, cronogramas y responsabilidades, considerando posibles obstáculos y estableciendo planes de contingencia.

La cuarta etapa es la Implementación, donde se realizan los cambios, se comunica a todas las partes interesadas, se brinda capacitación y apoyo a los empleados, y se establecen nuevos procesos y sistemas.

Finalmente, en la quinta etapa, la Evaluación mide el éxito del cambio, ajusta la estrategia según sea necesario y celebra los logros, utilizando esta información para futuras iniciativas de cambio.

¿Qué pasa en el proceso de cambio si se salta uno de los elementos del modelo?

Si el proceso de cambio “salta” uno de los elementos, el cambio que se desea no ocurrirá. Recordamos que los seis elementos son necesarios y deben estar equilibrados en el proceso.

Si no se logra expresar y compartir la VISIÓN se generará confusión. Un proceso sin visión genera confusión al carecer de dirección y objetivos claros, afectando la comprensión y el compromiso del equipo.

Si no se logra el CONSENSO de los involucrados en el proceso aparecerá el sabotaje de la propuesta. Sin consenso en un proceso de cambio, se produce resistencia y sabotaje, obstaculizando la implementación y el éxito del cambio.

Si no existen o se desarrollan las HABILIDADES necesarias, se crea un estado de ansiedad entre los participantes que termina conspirando con el desarrollo del proceso de cambio.

Si no se ofrecen los INSETIVOS necesarios, se desarrollarán las resistencias. Sin incentivos en un proceso de cambio, se genera resistencia porque los participantes no son capaces de ver los beneficios ni la motivación para apoyar la iniciativa.

Si se pierden los RECURSOS, aparecerán las frustraciones. La pérdida de recursos en un proceso de cambio causa frustraciones, impidiendo la ejecución efectiva y desmotivando al equipo involucrado.

Si no se tiene un PLAN DE ACCIÓN las resultantes no tendrán sustento ni explicación. Sin un plan de acción en un proceso de cambio, los resultados carecen de sustento y explicación, afectando la calidad de la dirección y coherencia del proceso, y dificultando la evaluación del progreso de este.

Resumen

A manera de resumen, dejamos aquí anotados lo que se necesita para hacer un cambio exitoso en un entorno complejo:

Visión. Crear y compartir una visión clara del cambio y por qué es necesario. ¿Cómo será la nueva situación?

Consenso. Involucre a las personas de toda la organización para recopilar información y alinear sus puntos de vista en línea con la visión.

Habilidades. Identifique qué habilidades se necesitan, proporcione la capacitación necesaria, mejore las habilidades o atraiga a personas con las habilidades adecuadas.

Incentivos. Comprender qué motiva a las personas y crear los mecanismos adecuados para la motivación intrínseca y extrínseca.

Recursos. Reserve suficiente tiempo y dinero para realizar el cambio y obtenga las herramientas, tecnologías y otros recursos necesarios.

Plan de acción. Desarrollar una hoja de ruta de alto nivel y un plan de acción detallado que describa las prioridades, el orden y los pasos para realizar el cambio.

Muchas veces, quizás por formación o por ansiedad nos concentramos más en los dos últimos elementos “los recursos” y “el plan de acción”. Cuando nos olvidamos de los 4 primeros, estamos sembrando la semilla del fracaso. Dedica tiempo y esfuerzo a completar cada elemento del modelo, si deseas asegurar tu capacidad de atribución como promotor en los procesos de cambio en entornos complejos.

Recursos

www.strategy.inc.

https://www.walkme.com/blog/managing-complex-change/

-OpenAI. (2024). Texto generado con la asistencia de ChatGPT. Recuperado de https://www.openai.com/chatgpt

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