¿Cómo mejorar la cohesión en reuniones grupales? Estrategia antes que acción

Por Adrián Gargicevich

En muchas reuniones grupales, ya sea presenciales o virtuales, es común observar cómo los participantes rápidamente pasan de la discusión del tema a la acción. Este enfoque orientado a la ejecución puede ser efectivo en algunos contextos, pero a menudo conduce a la fragmentación y a la falta de cohesión cuando las acciones no se asientan en un análisis estratégico. ¿Por qué sucede esto y cómo podemos mejorar la calidad de nuestras decisiones colectivas?

¿Cómo podemos mantener la reunión que estamos facilitando encaminada si todos se desvían constantemente?  Todos sabemos cómo se desarrollan algunas reuniones... Se supone que deberíamos estar hablando del tema A, pero de repente alguien dice que el tema B está relacionado y empieza a desviarse. Luego, otra persona salta al tema C, ya que, al menos en su mente, dicho tema está relacionado con el tema A o B. Todo tiene sentido a medida que hacemos pequeños saltos de un tema a otro. Pero pronto nos encontramos en medio de la nada, preguntándonos por qué estábamos hablando del tema Z. 

No me digas que no has vivido esto en alguna de las reuniones que has organizado. Si fue así, no te preocupes que no es todo culpa tuya. Las personas solemos operar con esta dinámica.  En este post vamos a hablar de estas situaciones, entender por qué ocurre y dar algunas opciones para dominarlas.

La importancia de la estrategia en las reuniones

En un entorno grupal, la prisa por actuar puede parecer productiva, pero es importante detenerse y reflexionar sobre los motivos detrás de las decisiones. El proceso estratégico implica analizar no solo lo que hay que hacer, sino también por qué hacerlo, qué factores influyen y cómo las acciones individuales impactan al grupo en su conjunto.

La falta de cohesión en las propuestas de acción grupales suele surgir porque cada miembro del equipo tiende a pensar en soluciones basadas en su propia experiencia. Este enfoque individualista no considera el panorama más amplio ni el objetivo colectivo de la reunión. Por ello, es crucial generar una cultura de análisis estratégico antes de dar el paso hacia la acción.

Las razones psicosociales detrás de la tendencia hacia la acción inmediata

1. La presión por la productividad y el "hacer"
   En muchas culturas laborales, especialmente en sociedades orientadas a los resultados, existe una presión constante por mostrar avances tangibles. Esto crea la percepción de que actuar es más valioso que detenerse a pensar. En un entorno grupal, los participantes suelen sentir la necesidad de contribuir de manera visible, lo que se traduce en proponer acciones inmediatas. Esta urgencia por "hacer algo" está relacionada con el reconocimiento social dentro del grupo.
2. Pensamiento orientado a la acción y el sesgo de disponibilidad
   El cerebro humano está programado para encontrar soluciones rápidas, una tendencia evolutiva crucial para la supervivencia. En reuniones grupales, este sesgo cognitivo se manifiesta cuando las personas buscan respuestas inmediatas basadas en experiencias pasadas. Este fenómeno, llamado "sesgo de disponibilidad", prioriza las soluciones que vienen a la mente con mayor facilidad, independientemente de si son las más estratégicas o adecuadas.
3. El deseo de evitar el conflicto
   Las reuniones grupales conllevan la posibilidad de desacuerdos, ya que la reflexión estratégica implica considerar diversas perspectivas. Algunas personas prefieren evitar estas tensiones optando por soluciones rápidas que parecen consensuadas. La "conformidad grupal" describe esta tendencia a evitar confrontaciones, a menudo en detrimento de la calidad de las decisiones.
4. Imitación de líderes o figuras influyentes
   En muchos casos, las personas siguen el ejemplo de líderes que promueven un enfoque de acción inmediata. Este fenómeno, conocido como el "efecto halo", genera que los miembros del equipo adopten las ideas de figuras influyentes sin evaluar críticamente si son las mejores desde una perspectiva estratégica. Esto crea una dinámica donde el pensamiento individual queda subordinado al de una figura de autoridad.
5. La ilusión de control
   Proponer acciones inmediatas ofrece una falsa sensación de control. El análisis estratégico puede parecer más abstracto, mientras que las acciones tangibles parecen generar resultados inmediatos. Este sentido de control a menudo lleva a actuar sin un análisis profundo, lo que puede empeorar la situación.
6. Ansiedad y aversión a la ambigüedad
   Enfrentar la complejidad y la incertidumbre genera ansiedad. El análisis estratégico demanda un tiempo de reflexión y tolerancia a la ambigüedad, lo que puede resultar incómodo para muchos. En estos casos, las personas tienden a optar por decisiones rápidas como una manera de reducir esa incomodidad, incluso cuando la información disponible es insuficiente.

Estrategias de resolución

Aquí dejamos 5 opciones para aplicar en el diseño y moderación de las reuniones, que podemos usar para focalizar en los objetivos y aumentar la cohesión del proceso. Por cierto, estos deben ser adaptados y aplicados en función del entorno de la reunión (conocimiento mutuo entre los participantes, confianza, tema bajo análisis, etc.). Las opciones propuestas son:

1. Crear espacios para la reflexión colectiva
   Antes de saltar a las soluciones, los líderes de la reunión deben facilitar un espacio para la reflexión estratégica. Preguntas como "¿Cuál es el verdadero objetivo?" o "¿Qué implicaciones tienen nuestras decisiones a largo plazo?" pueden ayudar a alinear las perspectivas de los participantes.
2. Fomentar el pensamiento sistémico
   Ayuda a los miembros del equipo a ver cómo las acciones individuales se relacionan entre sí. Utilizar herramientas como mapas mentales, diagramas de flujo o análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) puede fomentar una visión más holística.
3. Definir roles claros para la toma de decisiones
   La falta de estructura a menudo deriva en propuestas desconectadas. Asignar roles específicos puede ayudar a que cada miembro del grupo se enfoque en un aspecto del análisis estratégico, en lugar de precipitarse hacia acciones sin una base sólida.
4. Implementar fases en las reuniones
   Las reuniones pueden estructurarse en fases que promuevan primero la discusión estratégica y luego el paso a la acción. Por ejemplo, comenzar con una fase de diagnóstico, seguida de una de deliberación y finalmente, la fase de planificación.
5. Definir una palabra clave como “alerta”
   Para que cualquier participante pueda advertir, sin ofender, que percibe un “desvío” en el debate, podemos acordar al inicio de la reunión, una palabra clave que cualquiera puede invocar cuando lo desee, durante el proceso. Por ejemplo decidimos que la palabra sea “nublado” Podríamos decir simplemente "nublado" o "Creo que estamos teniendo un momento nublado" o "Vaya, ¿acabo de percibir  un clima nublado?". Es una forma educada, pero divertida, de decir "¿Realmente estamos en el tema?".   

Tips para el manejo de reuniones efectivas

Para completar la focalización en las estrategias y no correrse automáticamente a las propuestas de acción, habrá que completar el diseño y moderación de la reunión con algunos otros “condimentos” para lograr mayor efectividad en las reuniones. Aquí van 4 elementos simples pero muy efectivos para considerar.

1. Establecer una agenda clara
   Comienza cada reunión con una agenda detallada que incluya no solo los temas a tratar, sino también los tiempos dedicados a la reflexión estratégica antes de pasar a la acción. Esto ayuda a mantener el enfoque y evita que las discusiones se desvíen rápidamente hacia la ejecución.
2. Incorporar pausas reflexivas
   Introduce pausas regulares para reflexionar durante las reuniones, lo que permite a los participantes procesar la información antes de tomar decisiones apresuradas. Estas pausas pueden ser momentos de silencio o pequeños debates entre grupos.
3. Facilitar la participación equitativa
   Asegúrate de que todos los participantes tengan la oportunidad de expresar sus opiniones. Esto evita que solo las voces más influyentes o rápidas sean escuchadas, y fomenta un análisis más rico y diverso.
4. Usar preguntas abiertas
   Las preguntas abiertas invitan a una discusión más profunda y evitan respuestas automáticas. Por ejemplo, en lugar de preguntar "¿Qué hacemos?", pregunta "¿Qué factores deberíamos considerar antes de tomar una decisión?"

Ventajas de adoptar un enfoque estratégico

Implementar un enfoque estratégico antes de actuar tiene múltiples ventajas. En primer lugar, asegura que las acciones propuestas estén alineadas con los objetivos a largo plazo del equipo o la organización. Esto fomenta una mayor cohesión, ya que las decisiones se basan en un análisis compartido y no en impulsos individuales. Además, al reducir la prisa por actuar, se minimizan errores costosos y se generan soluciones más innovadoras y sostenibles.

Otra ventaja es la mejora en la calidad de las relaciones interpersonales dentro del grupo. Un enfoque estratégico fomenta la participación equitativa, lo que fortalece el sentido de pertenencia y colaboración. Los equipos que reflexionan antes de actuar suelen ser más resilientes ante desafíos futuros, ya que han construido una base de confianza y entendimiento mutuo.

Resumen

Las reuniones grupales son espacios valiosos para la toma de decisiones, pero a menudo se ven afectadas por la tendencia a precipitarse hacia la acción sin una base estratégica adecuada. Al fomentar la reflexión estratégica, definir roles claros y estructurar las reuniones en fases, es posible alinear las propuestas de acción con un análisis más profundo y asegurar que el equipo trabaje de manera cohesionada y efectiva. Integrar tips prácticos para mejorar la estructura de las reuniones puede ayudar a mantener el enfoque y asegurar que las decisiones se tomen de manera reflexiva, maximizando así los beneficios para todo el grupo.

 

Recursos

Frisch, B. y Greene, C. (2016) La forma correcta de interrumpir una reunión. Harvard Business Review. Disponible en línea .

-OpenAI. (2024). Texto generado con la asistencia de ChatGPT. Recuperado de https://www.openai.com/chatgpt

 

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